Rekommendation om sparande av dokument

Allmänt bör man fundera kring om innehållet i handlingen behövs för verksamheten i framtiden. Om svaret är ja så bör det sparas. Det är en bra idé att tillsammans med huvudman/styrelse besluta om en gemensam dokumenthanteringsplan. På så sätt riskerar man inte att något kastas bara för att man ”inte visste”. Fria förskolor/pedagogisk omsorg omfattas inte av offentlighetsprincipen som regleras bland annat i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt förvaltningslagen. Det innebär att det inte finns samma omfattande krav på sparande som det finns i den kommunala världen.

Olika dokument ska sparas olika lång tid.

Anställning:
För anställda gäller generellt att uppgifter om enskilda får arbetsgivaren, efter att en anställning har avslutats, spara rena faktauppgifter som "uppsägning på grund av arbetsbrist", "avsked" och "uppsägning på grund av personliga skäl". Betyg och tjänstgöringsintyg med omdömen som arbetsgivaren har gett till arbetstagaren får sparas. Om en anställd har sagts upp på grund av arbetsbrist måste arbetsgivaren spara uppgifter för att bevaka företrädesrätt till ny anställning. Man får spara uppgifter som behövs för att avgöra om personen har tillräckliga kvalifikationer för en ny befattning.

Anställningsavtal och personuppgifter ska som regel sparas så länge anställningen består. I vissa fall finns anledning att spara dylikt material i längre tid. Till exempel är arbetsgivaren skyldig, enligt 47 § lag om arbetslöshetsförsäkring, att fylla i ett så kallat arbetsgivarintyg på begäran av en före detta anställd för att denne ska kunna ansöka om arbetslöshetsersättning (A-kassa). En sådan begäran från en enskild avser de senaste tolv månadernas arbete, och begärs som huvudregel i anslutning till att anställningen upphör. För det fall en anställning avslutas, och personen därefter till exempel börjar studera eller är föräldraledig, kan begäran om arbetsgivarintyg avse tid längre tillbaka i tiden. Den information som arbetsgivaren behöver för att korrekt kunna fylla i ett arbetsgivarintyg är arbetstagarens namn och personnummer, uppgifter om vilken typ av anställning den anställde hade (t ex tillsvidareanställd eller visstidsanställd), anställningsdatum, befattning och när anställningen avslutades. Vidare ska arbetsgivaren fylla i information om varför anställningen avslutades och vilken arbetstid den enskilde hade (t ex heltid). Därutöver måste arbetsgivare nu för tiden specificera arbetad tid de senaste tolv månaderna den anställde arbetade och vilken lön den enskilde hade. Detta föranleder att arbetsgivare således kan vara skyldiga att spara information i form av lönematerial en tid.
För Skatteverkets del behöver lönespecifikationer sparas i sex år.

Bokföringslagen säger att bokföring (verifikationer mm) ska sparas i sju år.

Förening/Styrelse:
Förenings- /styrelseprotokoll ska sparas för evigt.

Verksamhet - allmänt:
Pedagogisk dokumentation om barnen behöver i princip endast sparas så länge barnet är inskrivet på förskolan/den pedagogiska omsorgen. Det ges till vårdnadshavare när det är lämpligt ur verksamhetssynpunkt. Det beror dock på innehållet.

Myndighetsutövning:
Orosanmälningar som görs till socialtjänsten är upprättade allmänna handlingar och ska sparas, Efter en dom i Högsta domstolen ska även orosanmälningar från förskolechefer på fristående förskolor betraktas som myndighetsutövning.

Uppgifter om barns närvarotider
Läs mer här om sparande av barnens närvarotider

Behandling av övriga uppgifter om barn
Så länge ett barn har en plats på eller annan koppling till förskolan har förskolan rätt att behandla vissa personuppgifter för vissa specifika ändamål. Den rättsliga grunden för behandlingen kan till exempel vara samtycke, fullgörande av avtal eller med stöd av förskolans berättigade intresse.

När ett barn inte längre har en koppling till förskolan, till exempel när barnet har slutat, upphör vanligtvis förskolans lagliga grund för behandling. Förskolan kan dock ha rätt att fortsätta behandla vissa personuppgifter en tid därefter. Enligt bokföringslagen föreligger en rättslig förpliktelse att spara vissa personuppgifter i sju år. Förskolan kan också ha laglig grund för att spara vissa personuppgifter för att reglera eventuella avtalsenliga mellanhavanden mellan förskolan och den registrerade/vårdnadshavarna eller för att kunna fullgöra bokslut eller skicka fakturor.

Även om förskolan sparar vissa uppgifter efter att barnet har slutat på förskolan betyder det inte att personuppgifterna får användas för andra ändamål.

För att förskolan ska ha en skyldighet att spara personuppgifterna enligt vad som föreläggs i delegationsbeslutet om gallring krävs att det finns en rättslig förpliktelse för förskolan i förhållande till myndigheten.

Det är inte tillräckligt att exempelvis kommunen åläggs en rättslig förpliktelse att behandla samma personuppgifter. Det är heller inte tillräckligt att förskolan blivit förlagd enligt ett delegationsbeslut. Förskolan har inte rätt att spara personuppgifterna för detta ändamål om det inte föreligger en rättslig förpliktelse för förskolan.

Notera att förskolan inte får använda de personuppgifter som har sparats för exempelvis bokföringsändamål för att tillgodose myndigheternas förelägganden. Detta beror på att rätten att använda personuppgifter styrs av det ändamål för vilket de behandlas.


Reviderat 2019-06-05



© Copyright FSO

Kontakt

201512251451053172LpnMqsb9